Heb je het gevoel jezelf voorbij te hollen en altijd tijd tekort te komen om je werk naar behoren uit te voeren? Tip: je moet niet nog harder werken, maar wel slimmer werken. En dat kan met de volgende 18 time management tips.

1. Werk de belangrijkste taken eerst af

Dit is de gouden regel van time management: bepaal elke dag welke de 2 of 3 belangrijkste taken van het moment zijn en werk die als eerste af. Zodra deze klaar zijn, is je dag al geslaagd. Je kunt daarna aan andere dingen beginnen, of wachten tot morgen. Het belangrijkste heb je immers al gedaan.

2. Leer ‘neen’ zeggen

Niemand houdt het vol om altijd ja te zeggen op elk verzoek. Leer om alleen in te stemmen met zaken waarvan je zeker weet dat je er tijd voor hebt.

3. Slaap voldoende

Je slaap opofferen om productiever te zijn, dat werkt gewoon niet. Die extra 2 of 3 uur die je wint door niet te slapen, verlies je weer omdat je niet fit en uitgeslapen bent en daardoor trager werkt.

4. Concentreer je op je taak

Laat je niet afleiden door mails of telefoontjes. Sluit alle browservensters die je niet nodig hebt, zet eventueel je telefoon op stil en zoek een rustige plek om te werken. Concentreer je volledig op je taak; op dat moment zou er niets anders moeten bestaan dan hetgeen je aan het doen bent. Sommige mensen werken beter met een rustig muziekje op de achtergrond: doen!

5. Maak een vroege start

We hebben bijna allemaal de neiging om te talmen vooraleer we aan het taak moeten beginnen. Besef echter dat een vroege start ook betekent dat je vroeg klaar bent met je werk en dat je vlugger kunt relaxen (of iets doen wat je met meer plezier doet). Gewoon meteen beginnen, zonder meer.

6. Struikel niet over onbelangrijke details

Vooral perfectionisten kunnen veel tijd verliezen door zich teveel te concentreren op onbelangrijke details. Werk in eerst het grote geheel af, daarna en indien nodig, kun je de details verfijnen.

7. Verspil geen tijd met televisie kijken, surfen, gamen of de social media

Televisie en social media slorpen meer tijd op dan je denkt. Weet dat er altijd tijd genoeg zal zijn om die serie te bekijken of om Facebook te checken, maar die deadline moet je wel nu halen!

8. Werk met een tijdslimiet

Denk niet: “Ik blijf hieraan werken tot het gedaan is.”

Denk wel: “Dit moet binnen drie uur af zijn.”

De tijdsdruk zal ervoor zorgen dat je meer geconcentreerd en efficiënt werkt.

9. Las een pauze in

Een mens kan geen uren achter elkaar geconcentreerd blijven doorwerken. Klaar met een taak? Neem even een pauze en maak je hoofd leeg vooraleer je je op een ander werkje stort.

10. Denk niet aan je lange to do-lijst

Een lange to do-lijst? Adem diep in en denk alleen aan die ene taak die je nu moet doen. Alleen maar dénken aan je to do’s maak het lijstje niet korter, ze stap-per-stap afwerken wel.

11. Beweeg en eet gezond

Talrijke studie bewijzen dat een gezonde levensstijl ervoor zorgt dat je meer energie hebt en dus productiever bent. Regelmatig bewegen en gezond eten dus.

12. Doe minder

Klinkt tegenstrijdig maar het werkt: doe alleen de dingen die echt belangrijk zijn, zo kun je je ook beter concentreren. De niet belangrijke dingen, die zijn, inderdaad: niet belangrijk!

13. Geniet van het weekend (maar vergeet het werk niet)

We zeggen niet dat je tijdens het weekend moet werken, maar het opstellen van een planning of wat voorbereidend werk kunnen je tijdens de week enorm vooruit helpen. En daardoor spaar je ook extra vrije tijd tijdens de week uit.

14. Leer organiseren

Je hoeft niet de meest georganiseerde persoon ter wereld te worden, maar werken met een systeem spaart tijd en energie uit. Leer bijvoorbeeld efficiënt met email om te gaan, werk met een elektronische agenda waarin je effectief je afspraken (volgens kleur) vermeldt,…

15. Wees vastberaden

Heb je een plan opgesteld? Jezelf een tijdslimiet opgelegd? Wees vastberaden en kom ook alle afspraken met jezelf na.

16. Koester de stilte

Alles moet altijd vooruit gaan en snel snel snel… Dergelijke stress vraagt veel van je lichaam en geest; even afstand nemen en genieten van stilte – terwijl je voor de rest niets doet –  zorgt ervoor dat je er weer tegenaan kunt.

17. Maak komaf met wat overbodig is

Nieuwsbrieven die je toch niet leest, veel onnodig mails, meetings waar je niets aan hebt… maak er korte metten mee: je hebt er niets aan en het kost alleen maar onnodig veel tijd die je beter aan andere dingen kunt besteden.

18. Doe wat je graag doet

Misschien de belangrijkste tip van allemaal: doe wat je graag doet en geniet ervan. We geraken soms allemaal wel eens verstrikt in alle taken en deadlines, dat we vergeten te leven. Stel jezelf de vraag: wat kan ik doen om meer te genieten van mijn werk? Geen makkelijke vraag, maar erover nadenken kan je wel tot nieuwe inzichten brengen.

Succes!

(foto’s istock)